生成AIでマニュアル作成する方法は？5つのステップとプロンプトを解説

企業の新人教育や社内でツール操作を共有する際、マニュアル作成を検討するケースも多いでしょう。その際、生成AIを使えば手作業よりもはるかに効率的に作れる一方、以下のような悩みを持つ方も少なくありません。

「AIにマニュアル作成させる手順がわからない」

「具体的なプロンプトを知りたい」

そこで今回は、生成AIを活用したマニュアル作成のステップや具体的なプロンプトを解説します。

生成AIでマニュアル作成する際のメリット、注意点も掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

生成AIでマニュアル作成するメリット3つ

まずは、生成AIでマニュアル作成するメリットを3つ解説します。

現在利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

手作業よりも短時間で作成できる

生成AIを使えば、ゼロから文章を作る手間を省けるため、作成時間を大幅に短縮できます。

例えば、業務フローや製品仕様などの情報をプロンプトとして与えるだけで、マニュアルの草案を即座に生成できます。手動で構成や文面を考える必要がなくなり、特に「作る時間がない」現場には大きな武器となるでしょう。

仮に手作業で作った場合は数週間かかるケースもある一方、生成AIなら数日で済むはずですから、このギャップは企業にとって大きなメリットです。

マニュアルをアップデートしやすい

業務内容の変更やツールの仕様変更に応じて、マニュアルの内容を柔軟に更新できるのもAI活用の強みです。

生成AIは部分的な修正や追記も得意なため、都度イチから作り直す必要がありません。更新指示を与えれば、既存の構成を維持したまま最新版に整えることも容易です。

ツールや体制は日々変化するものですから、企業のマニュアル作成においては大きなメリットと言えるでしょう。

クオリティを担保・均一化できる

マニュアル作成を複数人で分担すると、表現や構成にバラつきが生じがちです。生成AIを使えば、一定のスタイルで統一された文章を出力できるため、品質を均一に保つことが可能です。特に、社内向けマニュアルで「誰が読んでも理解できる状態」が求められる場合に有効です。

生成AIでマニュアル作成するステップ5つ

次に、生成AIでマニュアル作成するステップを5つ解説します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.既存の業務フローから目的を定める

まずはマニュアルの目的を明確にします。「新人が業務を理解するため」「社内ツールの操作方法を統一するため」など、誰が、何のために読むのかを整理しましょう。

業務フローを見直すことで、マニュアルにすべき対象範囲も自然と浮かび上がります。ここでの解像度が低いと、生成内容もぼやけるため注意が必要です。

2.マニュアルの構成を作る

次に、マニュアルの目次や構成を設計します。「概要」「操作手順」「注意点」など、読者の理解が進む順番を意識して項目を立てましょう。

生成AIはアウトラインに沿って文章を作るのが得意なため、あらかじめ全体像を整理しておくことで、内容のブレを防げます。章立てが整っていれば、後の更新や追加も容易です。

なお、この時点で生成AIにアウトラインを作成させるのもおすすめです。

3.ChatGPTのプロンプトを考える

構成に沿って、各セクションのドラフトを生成AIに依頼します。その際、「誰向けに」「どのような形式で」「どの情報を含めて」など、プロンプトの精度が成果物に直結します。

たとえば「新人が読む想定で、箇条書きを使ってステップバイステップで説明してください」といった形で明確に指示を出すことが重要です。

4.生成結果を修正する

生成された文章はあくまでベースです。そのまま使うのではなく、文体のトーンや社内用語との整合性をチェックし、必要に応じて修正を加えます。

特に、抽象的な表現や業務にそぐわない表現がないかを重点的に確認しましょう。現場のフィードバックがあれば、それも反映すると実用性が高まります。

5.試験運用する

修正が終わったら、実際の業務の中でマニュアルを使ってみることで、抜け漏れや理解しづらい点が見えてきます。

新入社員や他部署のメンバーに使ってもらい、フィードバックをもとに最終調整を行いましょう。この試験運用のフェーズを挟むことで、現場に根差した実用的なマニュアルに仕上がるため、この時点できちんと検証してみてください。

生成AIでマニュアル作成する時の注意点

次に、生成AIでマニュアル作成する時の注意点を見ていきましょう。

実際に利用する際は、ぜひ参考にしてください。

正確な情報とデータを提供する

生成AIは与えられた情報をもとに文章を構成します。つまり、入力する情報が曖昧だったり不正確だった場合、出力されるマニュアルの内容も信頼できないものになります。

特に業務マニュアルでは事実に基づいた記載が求められるため、事前に社内の正確なフローや仕様を整理しておくことが重要です。

オプトアウト設定する

外部の生成AIを利用する際は、入力したデータが学習に利用される可能性がある点にも注意が必要です。

社内の業務フローや機密情報をプロンプトに含める場合は、必ずプライバシーポリシーや利用規約を確認し、「学習データとして使わない」オプトアウト設定ができるかチェックしましょう。ツールの選定時にはこの観点も見落とせません。

最後に人の目でチェックする

生成された文章はあくまでAIによる下書きです。実際に使用する前に、内容が業務に即しているか、誤解を招く表現がないかなど、人間の目で最終確認を行うことが必須です。

特に専門用語や社内特有の言い回し、コンプライアンス上の問題がないかを確認し、必要に応じて関係部署と連携して精査しましょう。

ChatGPTで使えるマニュアル作成プロンプト例

次に、ChatGPTで使えるマニュアル作成のプロンプトを解説します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務フローマニュアル（新人教育）

業務フローマニュアルを作成させたい場合は、以下を試してみてください。

あなたは新人教育担当です。以下の業務フローをもとに、新人でも理解できるように箇条書きで手順をマニュアル化してください。  

なお、業務フローは事前に生成AIに読み込ませる必要があります。その際もきちんと解像度の高い指示を出すようにしましょう。

操作マニュアル（ツール・システム）

操作マニュアルを作りたい場合は、以下のプロンプトがおすすめです。

次の内容をもとに、非IT人材向けに操作マニュアルを作成してください。  

必ずマニュアルの対象となる人材のレベルを指定して、知識レベルを認識させるようにしてください。

FAQ形式のマニュアル

よくある質問を作りたいなら、以下を使ってみましょう。

もし追加したい質問があるなら、ユーザー自身がChatGPTに指示して最終チェックするようにしましょう。

生成AIを活かすマニュアル構成テンプレート

次は、生成AIで活用できるマニュアルの構成を解説します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務マニュアルの基本構成（5パート例）

以下は、汎用的な業務マニュアルの構成テンプレートです。この5パートをベースに生成AIへ指示を出すと、内容のブレが抑えられます。

1. 目的：この業務がなぜ必要か
2. 前提条件：必要なアカウント・ツールなどの準備
3. 手順：ステップバイステップ形式で具体的に
4. 注意点：ミスが起こりやすい箇所や補足説明
5. FAQ：よくある質問とその対策

たとえば「この構成に従ってマニュアルを書いてください」とプロンプトに記載すれば、生成される内容に一貫性が生まれ、全体の整理がしやすくなります。

読者タイプ別テンプレート例

マニュアルの読者によって、適した構成やトーンは異なります。そのため、生成AIに指示を出す際は、「誰に読ませたいか」も明示すると精度が高まるでしょう。

• 新人向け：専門用語を避け、手順ごとに画像や図解を挿入する形式。
  → 例：簡潔で冗長さを避けた文章＋図解ポイントを明記する
  
• 管理者向け：チェックリスト形式や承認フローを重視。
  → 例：意思決定のポイント、判断基準、トラブル対応の責任区分などを明示

テンプレートを定め、それをAIに伝えることで、属人化せずに高品質なマニュアルを量産できます。

生成AIで作ったマニュアルを現場に定着させる方法

生成AIで作ったマニュアルを現場に定着させるのであれば、以下を試してみてください。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

社内共有ツールを使う

マニュアルをPDFにして添付メールで送る、といった旧来の方法では、現場で活用されにくいのが現実です。おすすめはGoogleドライブやNotion、社内Wikiなどの検索性が高く更新も容易なプラットフォームを使って公開すること。

更新通知をSlackやTeamsで自動配信すれば、周知徹底にも役立ちます。閲覧ログが取れる仕組みを入れると、活用状況の把握も可能です。

様々なツールを組み合わせて、より効率的な形を作り込んでいきましょう。

フィードバックを取り入れる

完成したマニュアルは完成形ではなく、仮のベータ版と捉えるのがコツです。

定着させるには現場からのフィードバックを取り入れる仕組みが不可欠。GoogleフォームやNotionコメント機能を活用すれば、内容に対する具体的な意見や指摘を簡単に収集できます。

なお、現場メンバーにヒアリングするフィードバック会を定期開催するのもおすすめです。

改善サイクルを仕組み化する

一度作ったマニュアルを放置してしまうのは現場でもよくある課題です。これを防ぐには「改善サイクル」をあらかじめ設計しておくことが重要です。

たとえば、「月に1回の見直し＋半年に1度のフルレビュー」といった運用ルールを決め、担当者を明確にしておきましょう。生成AIを使えば、変更点をベースに差分修正プロンプトで自動更新も可能です。

AIのマニュアル運用でよくある課題

生成AIでマニュアルを作成したあとは、以下のような課題に直面する可能性があります。

いずれも現場ではよくある事例になるので、対策とあわせてチェックしておいてください。

「マニュアルが読まれない」問題

マニュアルが読まれない原因の多くは「読みにくさ」と「検索性の低さ」です。長文で冗長だったり、どこに何が書かれているのか分かりにくい構成だと、現場の人は読みません。

ただ、解決策はシンプルです。見出しにキーワードを含める、ステップバイステップで構成する、図解を活用するなど、読みやすく探しやすい設計を意識するだけで大きく変わります。

この辺りも生成AIに質問して、ブラッシュアップすると良いでしょう。

「更新されていない」問題

更新されない理由は、「更新すべき箇所が分からない」「誰が更新するか決まっていない」ことです。これを解決するには、マニュアルに「更新日」と「更新者」を明記する運用を取り入れるのが効果的です。

また、生成AIを使えば、旧バージョンと新バージョンを比較し、差分のみを抽出して修正案を生成することも可能です。

「属人化してしまう」問題

担当者ごとにマニュアルの書き方が異なると、読みにくくなり、属人化が進んでしまいます。これに対しては、生成AIに「共通のプロンプトテンプレート」を使わせることで、文体・構成を統一できます。

また、フォーマット自体をAIで定義しておけば、誰が使ってもブレないマニュアルが出来上がるでしょう。

マニュアル以外の生成AI活用アイデア3選

マニュアル作成で生成AIに慣れてきたら、他の業務にも応用してみましょう。業務効率をさらに高めるチャンスが広がります。ここでは、マニュアル作成スキルと親和性の高い3つの応用例を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

社内教育資料の作成

新人研修や中途向けオンボーディング資料はマニュアルと構成が似ています。業務フローや考え方を図解付きでわかりやすく伝える形式であれば、生成AIに「○○業務について社内研修用の教材を作成してください」と依頼すれば、スライド原稿やナレーションまで含めたアウトプットも可能です。

なお、現在はイラスト生成ツールと連携させることも可能なので、より効率的に進められるでしょう。

FAQ・ヘルプデスクの文面テンプレ

よくある問い合わせをAIにまとめさせることで、ヘルプデスクの負担を減らせます。過去の問い合わせログを整理し、AIに「FAQ形式にまとめてください」と投げるだけで、読みやすく網羅的なFAQテンプレートを作成可能です。

新入社員の応対マニュアルとしても活用できるため、用途に応じて使い分けてみましょう。

業務日報やKPIレポートの下書き

AIは定型レポートの生成にも強く、たとえば「週次のKPIデータと所感を基に、報告書のドラフトを出して」といった指示にも対応できます。

社内マニュアル作成の延長線で、報告資料や進捗レポートもAI活用の対象になるでしょう。業務日報などを社員の手から話せば、より重要な業務にリソースを割けるようになるメリットもあります。

生成AIでマニュアル作成する際に役立つ生成AIツール3選

最後に、マニュアル作成に活用できる生成AIツールを3つ解説します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ChatGPT（OpenAI）

ChatGPTは、自然な文章生成と柔軟なプロンプト設計が特徴の対話型AIツールです。ゼロからのマニュアル構成や、複雑な業務フローの言語化など、幅広い用途に対応します。特に「構成から文体まで指定して出力したい」ケースでは高い効果を発揮します。

マニュアルの目的や対象者、構成テンプレートをあらかじめ提示することで、安定した品質のドラフトを生成できます。また、過去の出力例をベースにした「カスタムGPT」機能を活用すれば、社内用語や表現に合わせた出力が可能です。

Notion AI

Notion AIは、ドキュメント作成とAIによる自動整形を一体化したツールです。構成の見直しや表現の調整、要約などをAIが補助してくれるほか、完成したマニュアルをそのまま社内Wikiとして運用できるのが特長です。ドキュメントの作成から共有・改善までを一元管理したい現場に最適です。

Notion内でマニュアルを作成しつつ、AI機能で表現の修正や項目整理を行うことで、読みやすく実用的なマニュアルを整備できます。また、コメント機能を活用することで、現場からのフィードバックを随時反映できる体制も構築できます。

Tango

Tangoは、PC操作の記録からマニュアルを自動生成できるツールです。操作手順を画面キャプチャとともに記録し、それをベースにマニュアルの骨組みをAIが生成します。ツールやシステムの操作説明書を短時間で作成したい場合は特におすすめです。

たとえば「SaaSツールの初期設定手順」や「社内システムのログインフロー」など、実際の画面を見せながら説明したい場合に効果的です。生成されたマニュアルは、さらにChatGPTやNotion AIで文章の表現を整えることで、より実用的な形に仕上げられるでしょう。

生成AIで効率的にマニュアル作成しよう

本記事では、生成AIで効率的にマニュアルを作成する方法やメリットなどを解説してきました。生成AIを使えば手作業よりもはるかに早くマニュアルを制作でき、精度の均一化も図れるでしょう。

今回はマニュアル制作の注意点や実際に使えるテンプレートにも触れてきたので、これらを活用してスピーディーに作業を進めていきましょう。