NotebookLMのセキュリティ対策7選！安全性や導入効果・よくある質問も徹底解説

NotebookLMは業務効率化に役立つ便利なAIツールですが、以下のような悩みによって導入を迷う企業担当者も多いのではないでしょうか。

「NotebookLMに機密情報を入れてもセキュリティは大丈夫？」

「無料版とGoogle Workspaceでは安全性にどれくらい差がある？」

そこで今回は、NotebookLMのセキュリティリスクと安全に業務利用するための対策を解説します。

Google公式情報をもとに、安全性や導入効果も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

NotebookLMにおけるセキュリティリスクとは

NotebookLMは、運用方法によっては以下のようなセキュリティリスクが伴います。

システム自体の欠陥よりも、ユーザーの設定やアカウント管理の甘さが原因で機密情報が外部に漏れる危険性が高いため、具体的なリスクの実態を正しく理解しておきましょう。

人間によるレビューが行われるケースがある

個人向けNotebookLMでは、通常の利用内容はNotebookLMの学習には使われません。ただし、フィードバックを送信すると、関連コンテンツ（クエリ、アップロード、出力など）が人間によるレビューや製品・機械学習技術の改善に使われる場合があります。

回答の精度を改善したいと考え、顧客情報や社外秘資料が表示された画面をスクリーンショットで送信すると、第三者に内容を見られる可能性があるので注意しましょう。

Google Workspace / Google Workspace for Education では、アップロードしたファイル・チャット・出力は人間によるレビューは行われず、生成AIモデルの改善にも使われません。

共有設定の権限設定のミス

NotebookLMではノートブックを共有できますが、共有方法はアカウントの種別で異なります。

個人向けアカウントでは『Anyone with a link（Googleアカウントを持つ人）』による公開共有が可能です。一方、Workspace Enterprise / Education では公開共有は現在無効です。業務利用では、メールアドレス指定の限定共有を基本にしてください。

NotebookLMのセキュリティを保つためには、共有前に閲覧権限を必ず確認しましょう。

Googleアカウント乗っ取りのリスク

NotebookLMはGoogleアカウントと連携してデータを管理するので、Googleアカウントが不正アクセスを受けると、保存した情報がまとめて流出する恐れがあります。

警察庁によると、令和6年の不正アクセス行為の認知件数は5,358件です。複数のサービスで同じパスワードを使うと、他サイトから流出した認証情報を悪用されやすくなるでしょう。

NotebookLMのセキュリティ対策として、複雑なパスワードの設定、多要素認証の利用、他サービスとの使い回しを避ける運用が必要です。

出典：警察庁「不正アクセス行為の発生状況」

NotebookLMのセキュリティ対策7選

NotebookLMを安全に業務で活用するためには、以下の7つの対策が欠かせません。

システム任せにせず、ユーザー自身が適切な設定とルールで運用することで情報漏洩リスクを軽減できます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

多要素認証を設定する

Googleアカウントへの不正ログインを防ぐために、多要素認証の設定を進めてください。

IPA（独立行政法人情報処理推進機構）の資料でも、不正アクセス対策として多要素認証の利用が推奨されています。たとえパスワードが流出しても、スマートフォンに届く確認コードがなければログインできません。

NotebookLMを業務で使う場合は、全従業員に多要素認証を必須とし、本人確認を二重にする運用が必要です。

参考：IPA「情報セキュリティ10大脅威2026」

共有権限の設定や管理を徹底する

NotebookLMのノートブックは、必要な人だけが見られる状態にしてください。

IPAの資料でも、設定ミスによる情報漏洩や不正アクセスが大きな課題として挙げられています。

「リンクを知っている全員」で共有すると、意図しない相手が資料を閲覧する可能性があります。

共有先は特定のメールアドレスに限定し、プロジェクト終了後や異動時には閲覧権限をすぐに解除しましょう。

不要データは削除する

使い終わったノートブックや古い機密資料は、残さず削除してください。

過去の資料を放置すると、退職者や新しい担当者が誤って閲覧する危険があります。

NotebookLMのセキュリティを保つためには、定期的なデータ整理と不要ファイルの削除を業務フローに組み込むことが欠かせません。

データの暗号化や通信保護をする

機密性の高い資料をNotebookLMにアップロードする際は、通信環境にも注意が必要です。

公衆Wi-Fiのように安全性が低い通信環境で社外秘の資料を送信すると、第三者に内容を見られる可能性があります。

Google Workspaceでは、データは保存時および転送時に暗号化されます。そのうえで、公衆Wi‑Fi利用時の端末側リスク対策として、企業ポリシーに応じてVPNや安全な端末管理を併用するとより安全です。

入力する情報のルールを決める

NotebookLMに入力してよい情報と、入力してはいけない情報を明確にしてください。

重要情報の範囲を定め、社内ルールを整える必要があります。たとえば、公開済みのIR情報やプレスリリースは入力可、顧客の個人情報や未発表の事業計画は入力禁止と決めておく方法があります。

判断基準を明確に共有すると、従業員の迷いが減り、誤って機密情報をアップロードする事故を防ぎやすくなるでしょう。

プライバシー設定から人間によるレビューをオフにする

個人向けNotebookLMでは、フィードバック送信時に関連コンテンツが人間により確認される場合があります。機密情報を含む内容でフィードバックを送らない運用を徹底してください。

なお、対象のGoogle Workspace / Google Workspace for Education 環境では、アップロードしたファイル・チャット・モデル出力は人間レビューされず、モデル改善にも使われません。

出典：Google「問題を報告-NotebookLMヘルプ」

有料プランを利用する

企業利用では、Google Workspaceの対象ライセンスでNotebookLMを使うかどうかを確認してください。

NotebookLMのデータ保護水準や機能は、Google Workspaceのどの版・どのライセンスで使うかによって異なります。特に、コアサービスとして提供される対象エディションでは、企業向けのセキュリティ／プライバシー保護が適用されます。

Google Workspaceなら、管理者がアクセス権や利用状況を確認しやすくなり、NotebookLMを業務で安全に運用しやすくなるでしょう。

出典：Google Workspace「ユーザーに対してNotebookLMを有効または無効にする」

アカウント別のセキュリティレベルの比較

NotebookLMは、利用するGoogleアカウントの種類によってセキュリティ機能やデータの管理権限が大きく異なります。

業務利用において、どちらのアカウントを採用するかが情報漏洩リスクを左右するため、それぞれの特徴と違いを正確に把握しておきましょう。

個人Googleアカウント（無料）のセキュリティレベル

個人のGoogleアカウントは無料で使えますが、企業での管理には向いていません。

個人アカウントでは、アップロードした資料やノートブックの管理権限が利用者本人にあります。そのため、従業員が退職したり、パスワードを変更したりすると、会社側がデータにアクセスできなくなる場合があります。

また、会社が把握していないまま個人アカウントで業務を進めると、管理が行き届かない「シャドーIT」の状態になり、セキュリティ事故につながるので注意しましょう。

Google Workspace（有料/法人）のセキュリティレベル

Google Workspaceは、企業がNotebookLMを安全に運用しやすい法人向けの環境です。

管理者が全従業員のアカウントやデータをまとめて管理できるため、セキュリティルールを組織全体に反映できます。たとえば、不審なログインがあった場合の一斉ログアウト、多要素認証の必須化、退職時の即時アカウント停止などが可能です。

個人ごとに管理する必要がないため、顧客情報や社内資料を扱う業務でも、NotebookLMを安定して運用しやすくなるでしょう。

業務利用に適したセキュリティレベルの選び方

NotebookLMを業務に取り入れる際、どちらのアカウントを選ぶべきか迷う担当者も多いはずです。

ここでは、以下の2つのケースについて解説します。

扱う情報の機密性や組織の運用体制に合わせて、最適な環境を検討してください。

Google Workspaceを選ぶべきケース

顧客情報や未公開の財務データを扱う場合は、Google Workspaceを選んでください。

重要情報を扱う場合は、管理者によるアクセス制御が必要です。たとえば、契約書や人事評価シートをNotebookLMで整理する業務では、外部への漏洩を防ぐ管理が欠かせません。

Google Workspaceなら、管理者が利用権限の停止やログ確認ができるため、退職者によるデータ持ち出しを防ぎやすくなります。

安全に業務利用を進めるなら、法人向け環境を前提に考えましょう。

個人アカウントでも許容されるケース

公開済みの情報だけを扱う場合は、無料の個人アカウントでも利用できます。

情報の重要度に応じて管理方法を調整しましょう。たとえば、自社のプレスリリースの要約や、官公庁が公開した白書の分析であれば、個人アカウントでも大きな問題は起こりにくいです。

ただし、無料版では人によるレビューが入る場合があるため、社外秘の資料はアップロードしないという社内ルールを明確にしてください。

NotebookLMのセキュリティを保つには、情報の線引きと従業員への周知が欠かせません。

Googleの公式情報から読み解くNotebookLMの安全性

NotebookLMを業務利用する際は、Googleの公式ドキュメントに基づいて安全性を評価しましょう。

Googleの公式情報を社内稟議や利用ガイドラインの根拠にすると、NotebookLMの導入判断を進めやすくなります。

プライバシーポリシーで確認すべき重要ポイント

NotebookLMを導入する前に、データの使われ方を確認してください。

Googleのプライバシーポリシーでは、入力したデータはサービスの提供や改善のために使われると案内されています。一方、NotebookLMについては、アップロードした資料が他の利用者に見られたり、AIの学習に使われたりしないと明記されています。

社内でNotebookLMのセキュリティ説明をする場合は、「学習利用の対象外」という公式の記載を資料に入れると、承認を得やすくなるでしょう。

出典：NotebookLM「プライバシーポリシー」

入力・アップロードデータの取り扱い

NotebookLMにアップロードした資料は、分けて管理される環境で処理されます。

Google Cloudの資料でも、顧客データは他の利用者と分離され、許可なくAIの学習や別の回答生成に使われないと説明されています。

NotebookLMでは、取り込んだソースは解析用の静的コピーとして扱われる点を押さえておきましょう。Driveから取り込んだファイルも原本をそのまま読むのではなく、NotebookLM側にコピーが作成されます。

WorkspaceではこのコピーはDriveではなくNotebookLMデータとして保存され、組織のファイル共有設定やデータリージョン設定はNotebookLMデータにはそのまま適用されません。

参考：NotebookLMヘルプ「ノートブックに新しい情報源を追加または発見する」

Google Workspace環境におけるセキュリティ水準

機密情報を扱う企業は、Google Workspace環境でNotebookLMを利用してください。

Google Workspaceは、ISO/IEC 27001などの国際的な認証を取得し、厳しい監査基準を満たした環境で運用されています。個人アカウントでは設定ミスによる情報漏洩が起こりやすい一方、Workspaceでは管理者が組織全体を管理できるのが特徴です。

現時点で、NotebookLMはWorkspace DLPに直接統合されていません。NotebookLMへの持ち込みを抑制したい場合は、Drive側でIRM（ダウンロード・コピー・印刷の無効化）などを使う方法が案内されています。

参考：GoogleWorkspace「Google Workspace の生成 AI に関するプライバシー ハブ」

セキュリティ対策を講じたうえでのNotebookLMを導入する効果

情報漏洩のリスクを適切に管理し、安全な環境でNotebookLMを運用すれば、組織全体に多大な恩恵をもたらします。

懸念事項を払拭したうえで得られる具体的なメリットを解説します。

機密情報を扱いながら業務効率を高められる

適切な設定をしたNotebookLMなら、社外秘の資料を扱いながら業務を進めやすくなります。

株式会社帝国データバンクの「生成AIの活用状況調査」では、生成AIを使う企業の約9割が、業務に前向きな変化を感じていると回答しています。たとえば、未公開の事業計画書や顧客向け提案書の下書きを作る場面では、作業時間を短くできるでしょう。

安全な環境でNotebookLMを使えば、情報漏洩を心配しすぎず、資料作成のスピードと精度を上げやすくなります。

出典：株式会社帝国データバンク「生成AIの活用状況調査」

社内ナレッジの一元管理や検索性の向上につながる

社内マニュアルや過去の資料をNotebookLMにまとめると、必要な情報を探しやすくなります。

部署ごとに保管場所が違う資料も、一つのノートブックに集約すれば管理しやすくなるでしょう。新入社員でもチャット形式で情報を探せるため、教育にかかる時間を減らし、業務の引き継ぎも進めやすくなります。

議事録や資料分析の工数を削減し人的ミスを防げる

会議の議事録作成や資料分析は、NotebookLMを使うと負担を減らせます。

経営会議の録音データを文字に起こして読み込ませると、短時間で要点整理が可能です。手作業で起こりやすい抜け漏れや記録ミスを減らし、正確な内容を早く共有しやすくなります。

セキュリティリスクを抑えつつAI活用を社内に展開できる

ルールの整備を行い、Google Workspaceを導入すると、NotebookLMを社内で使いやすくなります。

環境だけを整えても、従業員が入力してよい情報を判断できなければ、情報漏洩の危険は残ります。入力できる資料の基準を明確にし、継続して社内教育することで、NotebookLMの安全な運用を全社に広げやすくなるでしょう。

安全な運用体制により継続的な業務改善が実現できる

NotebookLMを安心して使える環境を整えると、継続的な業務改善につながります。

総務省の「令和7年版 情報通信白書」では、生成AIの導入時に多くの企業が社内情報の漏洩を不安に感じていると示されています。不安が残ったままでは、現場の従業員がAIを積極的に使いにくくなるでしょう。

システム設定と社内ルールの両方を整え、定期的に権限を見直すことで、NotebookLMを長く安定して活用しやすくなります。

出典：総務省「令和7年版 情報通信白書」

NotebookLMのセキュリティに関するよくある質問

NotebookLMのセキュリティや運用ルールについて、現場でよく挙がる疑問をまとめました。

導入前に現場の疑問を解消し、社内で安全に活用できる体制を整えましょう。

NotebookLMに入力したデータはAIの学習に使われますか？

NotebookLMに入力した資料や指示文は、AIの学習には使われないと公式でも明記されています。

アップロードした情報は、自分の利用環境の中で管理され、他社の回答に使われることもありません。そのため、未発表の企画書や会議の議事録なども整理しやすくなります。

ただし、共有設定やフィードバック送信を誤ると情報が外に出る可能性があるため、NotebookLMのセキュリティ設定は必ず確認してください。

Google Workspaceのセキュリティは十分ですか？

Google Workspaceは、企業利用に十分対応できる安全性があります。

管理者がアカウントやアクセス権限をまとめて管理できるため、個人アカウントよりも情報管理を進めやすくなるでしょう。不審なログインの確認や、退職者の権限停止もすぐに対応できます。

顧客情報や社外秘資料を扱う場合は、無料版ではなくGoogle WorkspaceでNotebookLMを運用する方が安心です。

NotebookLMで扱ってはいけない情報には何がありますか？

マイナンバーのように、法律で管理方法が決められている情報はアップロードしないでください。

顧客の個人情報や未公開の財務データ、人事評価資料なども、社内ルールなしで扱うのは危険です。

個人情報を含む資料は、事前に名前や番号を伏せるなど、内容を整理してから利用する運用を徹底してください。

万が一誤ったデータをアップロードした際の対処法は？

誤って機密データをアップロードした場合は、すぐに削除し、上長へ報告してください。

個人の判断で放置したり、隠したりすると、被害が広がるおそれがあります。たとえば、別案件の顧客リストを読み込んだ場合は、ノートブックごと削除し、共有範囲を確認しましょう。

誰が閲覧できたかを確認し、情報セキュリティ担当者へ事実を正確に伝える流れを社内で決めておくことが大切です。

NotebookLMのセキュリティ対策を万全にして安全に業務活用しよう！

本記事では、NotebookLMのセキュリティリスクや具体的な対策、安全に導入するための考え方を解説してきました。

NotebookLMは議事録の整理や資料分析を効率化できる便利なAIツールですが、共有設定のミスやGoogleアカウントの管理不足によって情報漏洩につながる可能性があります。安全に活用するためには、設定だけでなく社内ルールの整備も欠かせません。

NotebookLMを安心して業務利用したい場合は、上記の対策に加えてGoogle Workspaceの活用も検討することが大切です。適切な運用ができれば、AIは人材を補完しながら業務改善を支える強力なツールになります。

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